Om bij een conversie klakkeloos alle gegevens over te zetten is vaak niet een goed idee. De kans is groot dat zowel de rekening als het resultaat tegenvalt. Een goede verkenning en afspraak vooraf kan veel geld en problemen voorkomen.

 Een reden om niet alles te converteren zou kunnen zijn dat de kwaliteit van een deel van de gegevens ondermaats is, of dat het behalen van een goed resultaat hiermee niet mogelijk is. Vaak zie je dat wat oudere software pakketten minder kritisch waren bij de invoer van data, of dat sommige velden misbruikt zijn om gegevens toch ergens op te kunnen slaan. Dat kan dan resulteren in een slecht conversieresultaat, tenzij er tijd geïnvesteerd wordt om deze problemen vooraf te tackelen.

Maar er kan ook gekozen worden voor een frisse start voor bepaalde gegevens. Een voorbeeld daarvan is de financiële administratie; die kan prima op een jaar- of kwartaalscheiding opnieuw opgestart worden. Temeer omdat fouten in de conversie van deze gegevens kostbare gevolgen kan hebben.

Wat ook vaak toegepast wordt is een splitsing van de conversie in twee vormen: de basisadministratie wordt geconverteerd en de medisch gerelateerde data wordt per patiënt in een PDF document verzameld. Zo is toch voldaan aan de eis dat de behandelaar snel een inkijk kan hebben in de medische voorgeschiedenis. Deze optie wordt ook veel toegepast bij conversies waarbij de ontwikkeling van een complete conversie niet rendabel zou zijn.

U dient echter altijd te beseffen dat er een bewaartermijn van 15 jaar geldt voor de medische dossiers. Bij een volledige conversie komen alle gegevens mee en zou u dus voldoen aan deze plicht. Maar bij een deel-conversie zult u er zelf voor moeten zorgen dat u gedurende een langere tijd toegang heeft tot de oude data. Als daarvoor een licentie voor moet worden afgenomen, zal een afweging gemaakt moeten worden of deze kosten minder zijn dan die voor het doen van een volledige conversie.

Joop Mullemeister is sinds 2000 gespecialiseerd in database conversies voor huisarts- en fysiotherapiepraktijken en schrijft zo nu en dan een kort stukje over wat hij op dat moment belangrijk vindt. Wil je reageren? Stuur dan een mailtje.