Sinds een paar weken is duidelijk dat het conversie seizoen weer is begonnen. De laatste twee maanden van het jaar zijn er weer veel conversies ingepland, want iedereen wil graag per 1 januari beginnen in het nieuwe programma. Dat is wel zo makkelijk voor o.a. de boekhouding. En bovendien lopen veel contracten dan ook af.
Het betekent wel dat in de toch al drukke decembermaand er voor de praktijken een extra tijdrovende bezigheid bijkomt, nl. het leren van en overstappen naar een nieuw programma. Dat geeft toch wel wat extra druk bij het personeel, want zij moeten straks aan de slag met het registreren van de gegevens. En dat moet wel meteen goed lopen, anders ontstaat er een ‘file’ van gegevens die alsnog op een later moment ingevoerd moet worden.
Daarom is het belangrijk dat er op tijd begonnen wordt met het conversietraject, dus zo snel mogelijk de proef doen, inrichting van de software omgeving, aanschaf nieuwe hardware, instructie. etc. En van mijn kant wordt er alles aan gedaan om de proefconversies allemaal te verwerken en alles te registreren. Want bij de definitieve conversie is er geen ruimte meer om zaken aan te passen; dan kan er alleen een conversie gedraaid worden op basis van de eerder genoteerde instellingen.
Helaas komt het nogal eens voor dat een praktijk in de tijd tussen de proef en de definitieve conversie nog snel even een update doet. Dat kan verstrekkende gevolgen hebben en kost voor alle partijen mogelijk veel extra werk. Soms kan dit zelfs leiden tot het uitstellen van de definitieve conversie, met alle gevolgen van dien. Ergo: alleen een update installeren als het echt niet anders kan, bijv. bij een gevonden kwetsbaarheid. In alle andere gevallen is het beter om de status van het systeem te bevriezen tot na de conversie.
Joop Mullemeister is sinds 2000 gespecialiseerd in database conversies voor huisarts- en fysiotherapiepraktijken en schrijft zo nu en dan een kort stukje over wat hij op dat moment belangrijk vindt. Wil je reageren? Stuur dan een mailtje, of gebruik het contactformulier.