Conversie van data betekent vaak dat er voor een deel maatwerk aan te pas komt. Gezien de huidige programmatuur voor medici lijkt dat vreemd, maar het is meestal het gevolg van de menselijke factor.

De moderne programmatuur dwingt de gebruiker om gegevens consequent en correct in te voeren. Als er een datum in een veld moet komen, kan je er geen naam in zetten en als een veld gevuld moet zijn, kan je niet verder als het nog leeg is. Deze vorm van validatie is begrijpelijk als je ervoor wilt zorgen dat de gegevens compleet zijn.

Maar wat nu als je ergens een datum moet invoeren en je weet die datum (nog) niet? Of je moet een veld invoeren? Dan is de gebruiker inventief, want hij of zij wil doorgaan met de invoer en zal dan een dummy waarde invullen, zoals 01-01-1900, of Xxxx, met het idee dat die gegevens later aangevuld zullen worden. Maar dat wordt meestal vergeten.

Bovenstaand voorbeeld is niet een groot probleem, totdat bij een conversie blijkt dat dat betreffende datumveld gekoppeld wordt aan een ander gegeven. En dan kan het gevolg zijn dat de conversie van de gegevens stopt, doordat de datum niet geaccepteerd wordt. Of resultaten van een meting kloppen niet meer en het is compleet onduidelijk waar de fout zit.

Nog erger wordt het in het volgende voorbeeld: een arts gebruikte de overlijdensdatum van een wat ouder programma om daarin de bevallingsdatum te noteren, omdat dat zo makkelijk ging en zichtbaar was op het eerste scherm van de patiënt. Maar na de conversie bleek dat meer dan de helft van zijn vrouwelijke populatie overleden bleek te zijn…

Dit soort missers zijn er redelijk eenvoudig uit te halen bij een proefconversie, maar dan moet je ook echt het resultaat controleren, of je moet door de arts vooraf geïnformeerd worden over afwijkend gebruik (hetgeen haast nooit gedaan wordt). Het wordt wat lastiger als de datamodellen van de softwarepakketten niet 100% op elkaar aansluiten. Dan zal de converteur hiervoor een oplossing moeten verzinnen. Vaak helpt het als hij kennis en ervaring heeft met de pakketten en de conversies. Want voor maatwerk heb je wel een specialist nodig.

Joop Mullemeister is sinds 2000 gespecialiseerd in database conversies voor huisarts- en fysiotherapiepraktijken en schrijft zo nu en dan een kort stukje over wat hij op dat moment belangrijk vindt. Wil je reageren? Stuur dan een mailtje.