Als medicus bent u verplicht om de data van uw patiënten over een periode van 15 jaar te bewaren. Maar hoe gaat u daarmee om bij een overstap naar een ander systeem?

Als u naar een ander programma overstapt kunt u ervoor kiezen om alle data te converteren. De vraag is dan of een conversie alle data betreft, of een deel. En u kunt ervoor kiezen om alleen een deel van de gegevens mee te nemen, bijv. alleen de actuele patiënten, of u begint met een geheel schone lei, eventueel alleen met de NAW gegevens van de patiënten.

In alle gevallen geldt dat u er voor dient te zorgen dat de originele data (de gegevens zoals die aanwezig zijn ten tijde van de overstap) op enige wijze nog inzichtelijk is voor een periode van 15 jaar. Dat valt op te lossen door een PC met de originele software en data in een hoek te zetten. Zorg er dan wel voor dat deze computer blijft werken.

Een andere oplossing is een zgn. inkijk-licentie afsluiten bij de leverancier, zodat u uw data wel kunt inzien, maar niet wijzigen. Hier hangt echter wel een prijskaartje aan, en wel voor een langere tijd.

Een oplossing voor dit probleem zou ook kunnen zijn dat alle gegevens worden omgezet naar bijv. een licentievrije MS Access database. Dit vergt een éénmalige investering, die vaak binnen 2 tot 3 jaar terugverdiend is. Voordeel is dat u meteen volledige toegang tot de data krijgt en u er eventueel zelfs onderzoek op zou kunnen doen, als is de data na een paar jaar wel verouderd.Maar het belangrijkste is wel dat u bij een audit de originele gegevens kunt tonen.

Wilt u weten of deze oplossing iets voor u is, neem dan gerust contact met ons op. Ook als u al wat langere tijd geleden overgestapt bent kan er alsnog een conversie van de oude gegevens gedaan worden.

Joop Mullemeister is sinds 2000 gespecialiseerd in database conversies voor huisarts- en fysiotherapiepraktijken en schrijft zo nu en dan een kort stukje over wat hij op dat moment belangrijk vindt. Wil je reageren? Stuur dan een mailtje.